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議事録を書いていて本当にあった怖い話

議事録担当となって5ヶ月となるが、未だノウハウをまとめるには至らず。思いの外好評なので発注元もなかなか引継ぎを許してくれない。早くノウハウを整理して新人にでも引き継ぎたいのだが。(先輩に引き継いだら見事にクレーム食らった)

議事録の手順と目的

会議へ出席してメモを取るという点では他の出席者と同じ。ただ、会議にはオブザーバとして出席しているので、発言権は一切無い。発言内容をひたすらメモするだけ。ひたすらメモを取って、会議後に所定の形式に整理して提出。その後は内部で回覧して指摘や修正があれば取り込む。そしてお客さんへ送付。

議事録の一番の目的は、「今回の会議で決まったこと」「次回の会議までにやらなければならないこと」を文書化し、証拠として残すこと。商売でやっている以上証拠を残しておくことが肝心で、方針や費用の話になったときに言った言わないの堂々巡りにならないように備えておかなければならない。また、それらがどのような経緯で決まったかを残しておくために、一連の発言を記録しておくことも行っている。

作業としてはこれだけなのだが、議事録を書いているときや回覧しているときにとんでもない質問を受けることが多々ある。あまりにも多いのでよくある質問としてまとめてみた。

「依頼事項について『やります』と回答したのだが、何についての依頼事項だったかよく聞き取れなかった」

意外と多い。「やります」と言ったからには責任をもって欲しい…聞き取れるまで何度でも聞くのが礼儀だと思うのだが。偉い人は考えることが違うんだろうか。

議事録担当がそこまで責任を持つべきというのは筋違い。あくまでも議事録担当に課せられるのは説明責任のみ。

「質問事項に対して自分が何と回答したか忘れてしまった」

おじいちゃん!!ごはんはさっき食べたでしょ!!

…って、いや、言わないけど。本気で言いそうになった。いろいろ掛け持ちしていると何の話してたかわかんなくなっちゃうのかね。

ただ、よく聞き取れずに議事メモから漏れていた行ではあったので、議事メモに残して欲しければ会議机の真ん中に向かって発言するようには伝えた。質疑の相手が向かい合っていたりするとそちらを向いて喋ってしまうので、聞き漏らしてしまうことはある。

「緊張していて会議の内容を何も覚えていない」

おいおいしっかりしてくれ…

顧客提出資料の作り直しが何個かあったのだが、当の作成者がこんな状態だったので全部議事録に盛り込めたかは不明。

信じられないかも知れないけど

今後も珍回答が増えそうな予感はしている。思い出して笑える日が来ればいいのにね。

This post was written by

くれす – who has written 67 posts on その他大勢チーム.

Web系の開発やっていた(過去形)けど、仕事がなくていつの間にかPMOになっていた。開発チームの進捗遅れや品質の悪さに対して上から目線でケチを付けたり、管理業務がボタンひとつで出来るように機械化したりするのが生き甲斐。定量的なことしか言わないので嫌われること請け合い。どうでもいいですが、男の子なのに腐です。えっ…なにそれこわい。こんなこわい男の子は食べてしまえ。二次元も三次元もおいしいです。

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